Whistleblowing

Canale di segnalazione interna per i soggetti che intrattengono rapporti con Terravision Electric Spa

In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, è stato emanato il d.lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” (gazzetta ufficiale).

La Terravision Electric, conformemente a quanto sancito dalla normativa suindicata, ha implementato dei sistemi interni di segnalazione delle violazioni per consentire ai soggetti individuati dalla legge di segnalare violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che possano ledere l’interesse pubblico o l’integrità della azienda, di cui siano venute a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.

1. Premessa

La presente informativa è rivolta a tutti i soggetti che si rapportano con Terravision Electric Spa e sono legittimati alla segnalazione di eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di cui fossero venuti a conoscenza. La presente informativa ha, pertanto, lo scopo di informare i potenziali soggetti segnalanti in maniera chiara e sintetica sul canale di segnalazione messo a disposizione per il cd. whistleblowing, sul suo meccanismo di funzionamento, sull’iter procedurale e sui termini di riscontro e sull’osservanza delle disposizioni di legge in materia da parte della Società.

L’informativa è messa a disposizione e a conoscenza dei potenziali interessati attraverso:

– pubblicazione sul sito www.terravisionelectric.com e www.goldenride.it così da esser resa ai soggetti esterni e messa a disposizione dei lavoratori dipendenti di Terravision Electric Spa;
–affissione nelle bacheche aziendali di tutte le sedi della Società;

Terravision Electric si riserva il diritto, a sua discrezione, di cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente informativa in qualsiasi momento.

2. Canali di segnalazione

I canali previsti dalla normativa di riferimento sono i seguenti:

– interno (nell’ambito del contesto lavorativo);
– esterno (ANAC);
– divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);
– denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

In via prioritaria, i segnalanti sono incoraggiati a utilizzare il canale interno e, solo al ricorrere di certe condizioni, possono effettuare una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica.

Canale Esterno (ANAC)

I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (ANAC) quando:

– non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
– la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
– la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
– la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le modalità di segnalazione sono dettagliatamente riportate nel sito dell’ANAC, alla pagina.

Divulgazione Pubblica

I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

-la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;

-la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

– la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile

Nelle modalità di legge.

3. Canale di segnalazione interno

In ottemperanza agli obblighi di legge, Terravision Electric si è dotata di una piattaforma fornita da un partner selezionato che adotta un sistema per le segnalazioni di illeciti aziendali conforme alla Direttiva UE. Il canale di segnalazione deve intendersi di tipo interno ex. Art. 4 D. Lgs. 24/2023 e consente l’invio di segnalazioni in forma scritta. Attraverso il Portale “CP Keeper” (Whistleblowing), raggiungibile dal sito internet di Terravision (cfr. punto 1), il soggetto vittima di un illecito aziendale o un soggetto terzo che sia a conoscenza di un fenomeno di illecito aziendale già avvenuto o potenzialmente configurabile in futuro può segnalare il proprio caso, in forma completamente anonima oppure, a sua scelta, in forma confidenziale.

La segnalazione verrà tempestivamente gestita dall’ufficio legale interno – il solo autorizzato al trattamento dei dati – per garantire la gestione del caso conformemente a quanto prescritto dalla normativa in materia.

4. Soggetti legittimati

Sono legittimati all’invio di segnalazioni di illeciti aziendali, tutti i soggetti elencati all’art. 3 del D. Lgs. n. 24/2023. A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può avvenire da parte:

– dei dipendenti (sia lavoratori in forza che lavoratori somministrati);

– di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi, ivi compresi quelli con rapporto di collaborazione che intrattengono rapporti con la Terravision Electric;

– degli azionisti e delle persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza e rappresentanza.

5. Tipo di segnalazioni ammesse

Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato. A titolo esemplificativo questo canale può essere utilizzato per segnalare fatti o situazioni in grado di arrecare un danno o un pregiudizio a alla Terravision Electric quali ad esempio: – comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs 231/2001 (es. frode, abuso di potere, corruzione, maltrattamenti, molestie, razzismo, violenza, ecc.); – comportamenti perseguibili sotto il profilo legale (penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative); – comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse di Terravision; – comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e sistemi informativi. –

Cosa deve essere escluso dalla segnalazione?

Contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
• segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell’Unione europea;
• segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.

In ogni caso, prima di effettuare una segnalazione, il segnalante deve avere un ragionevole e fondato motivo di ritenere che le informazioni inerenti alle violazioni che si intendono segnalare siano veritiere e rientrino nelle previsioni della normativa applicabile.

6. Gestione piattaforma e iter procedurale

CP Keeper è una piattaforma software progettata per consentire la raccolta e la gestione di segnalazioni di illeciti o irregolarità, c.d. Whistleblowing, garantendo la protezione delle persone che le effettuano, in conformità al D.Lgs. 24/2023.

CP Keeper è in grado di fornire adeguate misure tecniche e organizzative al fine di rendere i trattamenti in linea con i requisiti del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e di ogni ulteriore atto con forza di legge o regolamentare in materia di protezione dei dati personali.

La piattaforma oltre a consentire la segnalazione degli illeciti utilizzando modalità digitali, ottempera in modo nativo alle direttive ANAC93 e alle norme di riferimento:

– separa l’identità del segnalante dal contenuto della segnalazione, prevedendo l’adozione di codici sostitutivi dei dati identificativi, in modo che la segnalazione possa essere processata in modalità anonima e rende possibile la successiva ricostruzione dell’identità del segnalante nei soli casi consentiti;

• separa l’identità del segnalante dal contenuto della segnalazione, prevedendo l’adozione di codici sostitutivi dei dati identificativi, in modo che la segnalazione possa essere processata in modalità anonima e rende possibile la successiva ricostruzione dell’identità del segnalante nei soli casi consentiti;
• gestisce le segnalazioni in modo trasparente attraverso un iter procedurale definito e comunicato all’esterno con termini certi per l’avvio e la conclusione dell’istruttoria;
• mantiene riservato il contenuto delle segnalazioni durante l’intera fase di gestione della segnalazione;
• adotta protocolli sicuri per il trasporto dei dati in rete nonché l’utilizzo di strumenti di crittografia per i contenuti delle segnalazioni e dell’eventuale documentazione allegata;
• adotta adeguate modalità di conservazione dei dati e della documentazione;
• adotta politiche di tutela della riservatezza attraverso strumenti informatici (disaccoppiamento dell’identità del segnalante rispetto alle informazioni relative alla segnalazione, crittografia dei dati e dei documenti allegati);
• adotta politiche di accesso ai dati (funzionari abilitati all’accesso, amministratori del sistema informatico);
• la piattaforma garantisce una chiara separazione dei ruoli e la sicurezza durante tutte le fasi di gestione della segnalazione.

Le informazioni raccolte da CP Keeper riguardano: dati anagrafici del segnalante (nome, cognome, recapiti); eventuali dati personali del/i segnalato/i; descrizione del fatto che si intende segnalare; eventuali provvedimenti conseguenti alla segnalazione, adottati dal destinatario della segnalazione.

In caso di “segnalazione anonima” viene garantito, oltre alla tutela del contenuto della trasmissione, anche l’anonimato delle transazioni tra il segnalante e il canale Whistleblowing, rendendo impossibile per il destinatario e per tutti gli intermediari nella trasmissione avere traccia del mittente.

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023, i dati relativi alle segnalazioni saranno conservati dalla piattaforma non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

In caso di “segnalazione anonima” viene garantito, oltre alla tutela del contenuto della trasmissione, anche l’anonimato delle transazioni tra il segnalante e il canale Whistleblowing, rendendo impossibile per il destinatario e per tutti gli intermediari nella trasmissione avere traccia del mittente.

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023, i dati relativi alle segnalazioni saranno conservati dalla piattaforma non oltre cinque anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

Il soggetto che intende fare una segnalazione accede alla piattaforma: https://terravisionelectric.cpkeeper.online/keeper/available-configuration-links – tramite il portale web o smartphone tramite QR code – dal link suindicato, cliccando sul canale dedicato e compila un modulo guidato per inviare una nuova segnalazione. Potrà allegare file e inserire informazioni aggiuntive in modo anonimo o nominale. Una volta finalizzato l’invio, al segnalante verrà indicata una chiave di accesso e viene raccomandata l’annotazione dello stesso in quanto solo attraverso la predetta chiave di accesso personale sarà possibile seguire gli aggiornamenti e gli esiti della segnalazione.

Entro il termine di 7 (sette) giorni la segnalazione verrà presa in carico dal soggetto gestore delle segnalazioni e, attraverso il portale, potrà interfacciarsi con il segnalante tramite il sistema di messaggistica dedicato se reputa necessari eventuali approfondimenti oppure, se già in possesso di tutti gli elementi necessari potrà dare riscontro al segnalante attraverso il portale. Il gestore, inoltre, avrà la facoltà di richiedere il supporto di funzioni interne o consulenti esterni specializzati, nel rispetto dei requisiti di riservatezza previsti dal Decreto Whistleblowing. In ogni caso, anche qualora la segnalazione non costituisca un illecito e/o, risulti infondata o erroneamente presentata (per via dei suoi contenuti) su canale inidoneo, viene fornito un riscontro al segnalante entro 3 (tre) mesi dalla data di avviso di ricevimento, data che il portale fa coincidere con quella di invio della segnalazione.

7. Osservanza del divieto di atti ritorsivi

In ottemperanza alle disposizioni di cui all’ art. 17 del D. Lgs. n. 24/2023 Terravision Electric osserverà il divieto di porre in essere qualsiasi atto ritorsivo nei confronti dei segnalanti.

Data di aggiornamento 19/01/2024